En esta entrada te explicamos con claridad qué es obligatorio hoy, qué está por llegar y cómo puedes organizar el fichaje laboral en tu empresa sin complicarte.

¿Es obligatorio el fichaje laboral?

Sí, y lo es desde hace años. Desde el 12 de mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (introducido por el Real Decreto-ley 8/2019) obliga a todas las empresas, sea cual sea su tamaño, a garantizar el registro diario de la jornada de cada persona trabajadora.

Eso significa que el fichaje laboral debe incluir, como mínimo:

• La hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada día.
• Un sistema fiable, que no se pueda manipular a posteriori.
• La conservación de los registros durante cuatro años.
• Acceso a esos registros para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

La forma de organizarlo se fija por convenio colectivo, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal de los trabajadores. Un detalle que muchas pymes pasan por alto.

¿Qué pasa si no tengo fichaje laboral en mi empresa?

No llevar el registro, o llevarlo de forma poco fiable, se considera una infracción grave en materia laboral, con sanciones que actualmente van de 751 a 7.500 euros.

Además, sin un buen fichaje laboral es muy difícil defender a la empresa en una reclamación de horas extra, porque la carga de probar la jornada real recae en la empresa.

¿Y el fichaje digital obligatorio?

Aquí está la confusión. Hoy la ley exige registrar la jornada, pero no obliga todavía a hacerlo con un sistema digital. El Ministerio de Trabajo tramita un Real Decreto que sí lo exigiría: un fichaje laboral digital, personal, con trazabilidad de cualquier modificación y con acceso remoto para la Inspección. En ese escenario, el papel y las hojas de Excel dejarían de ser válidos.

El decreto ha sufrido retrasos y objeciones (entre ellas, el impacto en las pymes y la protección de datos), y todavía no hay fecha de entrada en vigor ni plazo de adaptación definitivo. ¿Nuestro consejo?

No esperes al BOE. Cuando se publique, el margen para adaptarse podría ser corto, y hacerlo con calma siempre sale mejor que hacerlo con prisas.

Fichaje laboral y protección de datos: lo que casi nadie te cuenta

Un sistema de fichaje laboral trata datos personales de toda tu plantilla, así que también es una cuestión de RGPD. Al elegir cómo fichar, hay que cuidar varias cosas:

• Informar a las personas trabajadoras sobre qué datos se recogen, para qué y durante cuánto tiempo.
• Incluir el tratamiento en el registro de actividades de la empresa.
• Firmar el contrato de encargado del tratamiento con el proveedor de la herramienta.
• Ser prudentes con la biometría (huella, reconocimiento facial). Es un tratamiento delicado que exige una justificación sólida y una evaluación de impacto, y casi siempre hay alternativas menos intrusivas.
• Aplicar la minimización: registrar lo necesario para controlar la jornada, no más.

Una herramienta de fichaje laboral que cumple la normativa laboral pero no la de protección de datos solo cambia un riesgo por otro.

Nuestra propuesta de fichaje laboral para empresas de menos de 100 trabajadores

Las empresas de menos de 100 personas no suelen tener un departamento de RR. HH. ni un jurídico interno, y necesitan una solución sencilla, proporcionada y que no les quite tiempo.

Por eso proponemos NXtime, una solución de fichaje laboral en constante evolución que se adapta a las necesidades que van surgiendo en las empresas. Cada persona ve solo lo que le corresponde según su puesto:
Empleado: ficha entrada, pausa y salida desde el móvil o el ordenador, consulta su historial y las horas del mes, pide vacaciones y corrige un fichaje olvidado.
Responsable: ve quién está trabajando ahora mismo, sigue el calendario del equipo con vacaciones y ausencias, y ficha y consulta sus propias horas como uno más.
Administrador: dispone de un panel de toda la plantilla, configura horarios, equipos y calendarios, y saca los informes que pide la Inspección de Trabajo.

Y lo mejor es que puedes verlo antes de decidir: entra en la demo de NXtime sin registrarte y recorre la herramienta desde cada uno de esos puestos, con datos de ejemplo.

Un sistema digital con historial de fichajes, correcciones registradas e informes listos para la Inspección te acerca, además, al modelo que previsiblemente exigirá el nuevo decreto. Y como somos consultoría de protección de datos, te acompañamos en la parte RGPD del fichaje laboral: información a la plantilla, registro de actividades y contrato con el proveedor.

¿Hablamos?

Si quieres saber si tu sistema de fichaje laboral aguanta una inspección, o prefieres dejarlo todo preparado antes de que el decreto se publique, escríbenos o pruébalo tú mismo.

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