Y claro, esto genera dudas, preocupación… y en muchos casos decisiones precipitadas.

Desde DATA PROTECT PLUS SL queremos aclararlo de forma sencilla:

No, no es obligatorio usar WhatsApp Business para cumplir con el RGPD.

Pero como suele pasar en protección de datos… hay matices importantes. Y hay multas.

¿Por qué existe tanta confusión?

El RGPD no regula herramientas concretas.
No menciona WhatsApp, ni Business, ni ninguna aplicación específica.

Lo que establece es algo mucho más importante:
la responsabilidad sobre cómo se tratan los datos personales.

Es decir, no importa tanto la herramienta, sino el uso que se hace de ella.

¿Tiene sentido usar WhatsApp Business?

Aquí es donde queremos ser claros:
no es obligatorio, pero desde DATA PROTECT PLUS SL sí recomendamos su uso en entornos profesionales.

¿Por qué? Porque bien utilizado, facilita mucho el cumplimiento.

Ventajas de WhatsApp Business

• Permite separar el ámbito personal del profesional
• Mejora la transparencia al incluir datos del negocio
• Facilita la organización de clientes y conversaciones

Pero hay dos puntos especialmente importantes desde el punto de vista RGPD:

1. Respuestas automáticas con información legal

WhatsApp Business permite configurar mensajes automáticos.

Esto es clave porque puedes incluir, por ejemplo:

• Un aviso inicial
• Un enlace a tu política de privacidad

De esta forma, desde el primer contacto ya estás cumpliendo con el deber de información.

2. Integración con CRM o ERP

Otra gran ventaja es la posibilidad de integrarlo con herramientas de gestión:

• CRM (gestión de clientes)
• ERP (gestión empresarial)

Esto permite:

• Registrar interacciones
• Documentar consentimientos
• Tener trazabilidad del tratamiento de datos

Y esto, a nivel RGPD, marca una gran diferencia frente a un uso desordenado.

Lo que no se suele contar

Aun así, es importante no caer en errores habituales:

• WhatsApp (también Business) pertenece a Meta
• Usarlo no garantiza el cumplimiento del RGPD
• Enviar mensajes comerciales sin consentimiento sigue siendo sancionable
• No informar al cliente sigue siendo un incumplimiento

Cambiar a WhatsApp Business no soluciona por sí solo la protección de datos.

Obligaciones reales si usas WhatsApp con clientes

Independientemente de la versión que utilices, hay requisitos que sí son obligatorios:

Tener una base legal

Por ejemplo:

• Que el cliente haya iniciado el contacto
• O que exista una relación contractual

Informar al usuario

Debe conocer:

• Quién trata sus datos
• Para qué se utilizan

Aquí es donde WhatsApp Business aporta valor con los mensajes automáticos y enlaces.

Evitar el envío de spam

El envío de comunicaciones comerciales sin consentimiento es una de las infracciones más habituales.

Garantizar la seguridad

Es fundamental:

• Proteger el acceso al dispositivo
• Evitar accesos no autorizados
• Controlar el uso interno de la información

Entonces… ¿qué recomendamos desde DATA PROTECT PLUS SL?

Nuestra recomendación es clara:

• Se puede usar WhatsApp personal → si se cumple con el RGPD
• Es recomendable usar WhatsApp Business → especialmente por:
  • Automatización de información legal
  • Integración con CRM/ERP
• No es obligatorio por ley

El foco debe estar en el cumplimiento, no en la herramienta.

Si tienes dudas sobre cómo adaptar el uso de WhatsApp en tu negocio o quieres integrarlo correctamente con tus sistemas de gestión, desde DATA PROTECT PLUS SL podemos ayudarte.

CEO

Sylvia Fries

La entrada ¿Es obligatorio usar WhatsApp Business según el RGPD? Te lo aclaramos sin rodeos se publicó primero en DataProtectPlus.

En el mundo empresarial, los detalles importan. Y cuando se trata de la protección de datos personales, un error puede costar muy caro. La reciente sanción de 70.000 euros a LVMH Iberia por añadir a una trabajadora a un grupo de WhatsApp de empresa usando su móvil personal sin consentimiento previo es un claro ejemplo.

El problema del uso de móviles personales en el trabajo

Muchas PYMEs, por falta de recursos o desconocimiento, recurren a los teléfonos personales de sus empleados para comunicaciones internas o con clientes. Esta práctica, aunque común, vulnera el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y el derecho a la desconexión digital.

La sanción de la AEPD y sus consecuencias para empresas

La AEPD dejó claro que usar el número personal de un empleado sin consentimiento es un tratamiento ilícito de datos. Además, interrumpir sus vacaciones añadiéndolo a un grupo de WhatsApp laboral violó su derecho a la desconexión.

¿El resultado? Una sanción de 70.000 euros que, tras reducciones, quedó en 42.000 €. Un importe que podría poner en riesgo la estabilidad de muchas PYMEs.

Soluciones prácticas para cumplir con el RGPD

En DataProtectPlus ayudamos a tu PYME a evitar sanciones gracias a:

Auditorías de cumplimiento RGPD adaptadas a tu negocio.
Protocolos internos claros sobre el uso de dispositivos y canales de comunicación.
Formación a empleados para prevenir riesgos legales.
Soporte legal y técnico continuo para garantizar la tranquilidad de tu empresa.

Proteger los datos personales de tus empleados no es solo una obligación legal, es una forma de cuidar la confianza y la reputación de tu empresa.

¿Quieres blindar tu PYME frente a sanciones de la AEPD?

Añade valor a tu marca, para empleados y clientes:

Contacta con DataProtectPlus y evita que un simple grupo de WhatsApp se convierta en un problema de 70.000€.

CEO Data Protect Plus ®

Sylvia Fries

La entrada Sanción AEPD por WhatsApp en empresas: protege tu PYME se publicó primero en DataProtectPlus.

Desde 2018, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) cambió radicalmente la forma en la que las empresas en España deben tratar la información personal. No importa si eres autónomo, una PYME pequeña, un gran despacho asesorando a multinacionales o un gestor que atiende pymes: el incumplimiento puede costar muy caro. Para evitar sanciones, ya que buscar un buen aliado.

Y cuando decimos caro, hablamos de multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual. Un riesgo nada menor, ¿verdad?

Sanciones reales en España: ejemplos que asustan

Las sanciones no son un mito ni una amenaza lejana. En España ya existen múltiples casos que sirven como advertencia:

• LaLiga (2019): multada con 250.000 € por usar su app para espiar posibles emisiones ilegales.
• Vodafone (2021): sanción récord de 8,15 millones € por múltiples infracciones en protección de datos.
• Caixabank (2021): 6 millones € por falta de transparencia en el tratamiento de datos de clientes.
• Un gimnasio local (2022): 10.000 € de multa por cámaras de videovigilancia sin cartel informativo.
• Una comunidad de vecinos (2024): 1.000 € por publicaciones de datos personales.
• Una empresa de grúas (2024): 2.000 € por fotografiar un DNI con teléfono móvil privado.
• Despacho de abogados (2024): 5.000 € por falta de representación legítima en un caso familiar.

Estos ejemplos muestran que nadie se libra, ni grandes corporaciones ni pequeños negocios.

¿Por qué los asesores y gestores deben tomar la delantera?

Muchos empresarios confían plenamente en sus asesores fiscales, laborales o contables. Pero, ¿qué pasa con la protección de datos? Ahí es donde un asesor bien preparado marca la diferencia:

• Genera confianza y seguridad en sus clientes.
• Evita riesgos que podrían poner en jaque la continuidad de la empresa.
• Refuerza su propia reputación profesional.

En otras palabras, ser un asesor que entiende y aplica el RGPD no es un “extra”: es una ventaja competitiva.

El riesgo de improvisar: ¿qué pasa si no eliges bien a tu aliado?

No basta con descargarse una plantilla de internet y pensar que ya está todo hecho. El RGPD es un marco legal complejo que requiere:

• Análisis de riesgos.
• Registro de actividades de tratamiento.
• Cláusulas contractuales adaptadas.
• Protocolos internos y formación al personal.

Si se improvisa, el resultado suele ser: sanciones, pérdida de clientes y daño a la reputación.

Por eso, la clave está en contar con un aliado especializado, con referencias sólidas y experiencia real.

Cómo elegir al mejor aliado en RGPD

Cuando asesores y gestores buscan un experto externo en RGPD, deberían valorar:

1. Experiencia demostrable. ¿Tiene casos de éxito y referencias verificables?
2. Formación actualizada. El RGPD evoluciona con nuevas directrices y sentencias, ¿está al día?
3. Transparencia. Nada de soluciones milagro ni contratos oscuros.
4. Servicio integral. No solo papeles: debe ofrecer auditorías, planes de acción y formación.
5. Soporte cercano. Un aliado debe responder rápido, no solo en emergencias.

Beneficios de cumplir con el RGPD (más allá de evitar multas)

Aunque las sanciones son la gran alarma, cumplir con el RGPD también trae ventajas:

• Mejora la confianza de los clientes.
• Refuerza la imagen de marca como empresa seria y responsable.
• Aporta orden interno en la gestión de datos.
• Abre puertas a colaboraciones con grandes empresas que exigen cumplimiento normativo.

Recursos útiles para asesores y gestores

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

Reglamento General de Protección de Datos de la UE

¿Vas a esperar a la multa para tus clientes?

El RGPD no es opcional ni un simple trámite burocrático. En España, los ejemplos de sanciones son claros y cada vez más comunes. Como asesor o gestor, tienes la oportunidad de proteger a tus clientes y reforzar tu valor profesional contando con un aliado experto en protección de datos.

Para reforzar los argumentos hacia los clientes, hemos creado un pequeño resumen con las preguntas más frecuentes que nos encontramos durante estos últimos 7 años.

“Descarga gratis nuestra Guía Rápida RGPD para asesores y gestores en España y evita multas innecesarias. Haz clic aquí:

¿Aún quedan dudas? Estamos a su disposición, incluso para una colaboración activa.

Contáctanos: info@dataprotectplus.com 965 038 463 o regístrateaquí

CEO Data Protect Plus

Sylvia Fries

La entrada Cumplir con el RGPD: evita sanciones y encuentra al mejor aliado se publicó primero en DataProtectPlus.

¿Utilizas el teléfono para llamar a nuevos clientes? ¿Tu equipo comercial llama a particulares o empresas para ofrecer servicios? Entonces esto te interesa: desde junio de 2025, las reglas del juego han cambiado, y las multas pueden ser muy serias si no cumples con la normativa para tus llamadas comerciales.

En Data Protect Plus, asesoría especializada en protección de datos en Torrevieja, te contamos lo esencial para que puedas hacer marketing telefónico legal, eficaz y seguro.

¿Puedo seguir haciendo llamadas comerciales?

Sí, pero bajo ciertas condiciones muy claras. En 2025, ya no se puede llamar “a puerta fría” como antes. Estas son las claves:

Puedes llamar si:

• Tienes el consentimiento previo y expreso del destinatario.
• Ya es cliente tuyo, y la oferta está relacionada con productos/servicios similares.
• Te diriges a una empresa (B2B) y tienes una base legítima para hacerlo, siempre que respetes los derechos del destinatario.

No puedes llamar si:

• El contacto no ha dado su consentimiento, y no tienes otra base legal sólida.
• La persona está inscrita en la Lista Robinson (obligatorio consultarla antes de cada campaña).
• Llamas desde un número oculto o desde un móvil particular no autorizado.
• No informas al inicio de la llamada sobre quién eres y por qué llamas.

¿Qué debes decir en la llamada?

Desde el primer momento, el receptor debe estar informado sobre:

Quién eres y de qué empresa llamas.
Que se trata de una llamada con fines comerciales.
Que tiene derecho a oponerse a futuras llamadas y revocar su consentimiento en cualquier momento.

Y si vas a grabar la llamada, también debes tener en cuenta:

Informar antes de empezar la grabación.
Obtener su consentimiento explícito.
Explicar para qué grabas, quién es el responsable, cuánto tiempo conservarás la grabación y cómo ejercer sus derechos (acceso, cancelación, oposición…).

¿Cuándo puedes llamar?

Solo en días laborables, de 9:00 a 21:00.

Nunca durante fines de semana o festivos, ni en horarios fuera de ese rango.

Identifícate siempre con un número fijo, comercial o gratuito (900/800). Llamar desde móviles normales está prohibido.

¿Qué pasa si incumples?

Desde 2023, con la nueva Ley General de Telecomunicaciones, y reforzado en 2025:

Las sanciones por llamadas ilegales pueden superar los 100.000 €.
Grabar sin informar puede considerarse una infracción muy grave bajo el RGPD.
Usar números ocultos, móviles no autorizados o saltarte la Lista Robinson puede ser motivo de denuncia ante la AEPD.

Y no olvides: la carga de la prueba recae en tu empresa. Si alguien denuncia, tendrás que demostrar que tenías consentimiento o base legal suficiente.

¿Y si llamo a otras empresas?

En entorno B2B, hay un poco más de margen, pero también hay normas:

Puedes contactar si hay una relación previa o si ofreces productos realmente relevantes para su actividad (comprobar la legitimación para ello).
Siempre debes informar claramente e identificarte.
Debes respetar las oposiciones y el derecho a no recibir publicidad (sincroniza tu sistema con las plataformas existentes).
También debes usar numeraciones válidas y respetar horarios (desde junio 2025).

¿Necesitas ayuda?

Contáctanos y revisamos juntos como adaptar tu proceso de venta a la normativa: www.dataprotectplus.com

CEO Data Protect Plus

Sylvia Fries

La entrada ¿Haces llamadas comerciales en tu empresa? se publicó primero en DataProtectPlus.

Lo que necesitas saber sobre el registro laboral en 2025

La nueva ley de registro laboral en España, que entrará en vigor en 2025, introduce importantes cambios que todas las empresas deben tener en cuenta para cumplir con las nuevas obligaciones y evitar sanciones.

Nuevas Obligaciones

Registro Digital Obligatorio: Todas las empresas deberán implementar un sistema de registro digital para controlar las horas de trabajo de sus empleados.

Accesibilidad y Transparencia: El sistema de registro debe ser accesible para cada trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo, permitiendo el acceso remoto.

Control de Horas Extra: Se busca evitar la proliferación de horas extraordinarias ilegales e impagadas mediante un control más estricto.

Fechas Clave

Mediados de 2025: Se espera que la ley esté completamente implantada para el verano de 2025.

Consecuencias de Incumplimiento para las empresas

Multas Elevadas: Las sanciones por no cumplir con el registro digital pueden alcanzar hasta los 7.500 euros por trabajador.

Inspecciones Rigurosas: La Inspección de Trabajo tendrá la capacidad de revisar los registros en tiempo real, lo que aumentará la probabilidad de detectar incumplimientos. Esto significa que las empresas estarán bajo un escrutinio constante, aumentando la probabilidad de detectar incumplimientos.

Problemas Legales: Además de las multas, las empresas pueden enfrentarse a problemas legales adicionales, incluyendo demandas por parte de empleados que no reciban el pago adecuado por sus horas trabajadas.

Consecuencias de Incumplimiento para los empleados

Advertencias y Sanciones: Inicialmente, el trabajador puede recibir advertencias por parte de la empresa. Si el incumplimiento persiste, la empresa puede imponer sanciones disciplinarias, que pueden incluir desde amonestaciones hasta suspensiones.

Despido: En casos de desobediencia reiterada o incumplimiento grave, el trabajador puede enfrentarse al despido. Esto está contemplado en el artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores.

Pérdida de Beneficios: El incumplimiento de la normativa puede llevar a la pérdida de ciertos beneficios laborales, como bonificaciones o incentivos que estén vinculados al cumplimiento de horarios y registros.

Impacto en la Evaluación del Rendimiento: El incumplimiento puede afectar negativamente la evaluación del rendimiento del trabajador, lo que podría influir en futuras promociones o incrementos salariales.

¿Quién tiene que cumplir con el registro?

Empleados: Todos los trabajadores por cuenta ajena deben registrar sus horas de trabajo, incluyendo las horas de inicio y finalización de la jornada, así como las pausas y descansos.

Empresas con Empleados: Todas las empresas que tengan empleados, sin importar el número de trabajadores, deben implementar un sistema de registro horario.

Socios Trabajadores: En el caso de cooperativas y sociedades laborales, los socios trabajadores también están obligados a registrar sus horas de trabajo. Esto se debe a que, aunque sea autónomo, al tener una nómina y estar vinculado a una empresa, se le considera un trabajador por cuenta ajena en ese contexto. Por lo tanto, debe registrar sus horas de trabajo de acuerdo con la nueva ley.

Autónomos con Empleados: Los trabajadores autónomos que tengan empleados a su cargo deben asegurarse de que estos cumplan con la normativa de registro horario.

Excepciones

Autónomos sin Empleados: Los trabajadores autónomos que no tienen empleados no están obligados a llevar un registro horario de su propia jornada laboral.

¿Y cómo afecta a los datos personales y los tratamientos de los mismos?

Uso Proporcional: Los datos de geolocalización deben ceñirse exclusivamente al horario laboral y ser necesarios para la actividad de la empresa. La finalidad del uso de la geolocalización debe estar claramente definida y ser proporcional a las necesidades de la empresa.

Información Previa: La empresa debe informar de manera expresa, clara e inequívoca a los trabajadores sobre la existencia y características de los dispositivos de geolocalización.

Consentimiento: No es necesario el consentimiento del trabajador, pero sí es obligatorio informarles previamente.

Derechos de los Trabajadores: Los trabajadores tienen derecho a conocer quién dispone de sus datos personales y a qué uso se someten, así como a ejercer sus derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión. La geolocalización debe respetar el derecho a la intimidad de los trabajadores y no puede utilizarse fuera del horario laboral sin una justificación adecuada.

¿Necesitas una APP que cumpla con todos los requisitos?

¡La tenemos! Solo tienes que pedir información aquí.

CEO Data Protect Plus®

Sylvia Fries

La entrada Nueva Ley de Registro Laboral en España: A quién afecta y cómo. se publicó primero en DataProtectPlus.

En el entorno actual, los despachos de servicios fiscales y laborales se enfrentan a la necesidad de garantizar la seguridad y privacidad de los datos personales de sus clientes. Una herramienta clave en este proceso es el uso de certificados digitales de personas físicas. Sin embargo, su implementación puede generar conflictos con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). En esta entrada, exploraremos cómo se utilizan estos certificados y los desafíos que presentan en términos de cumplimiento normativo.

¿Qué son los Certificados Digitales de Personas Físicas?

Los certificados digitales de personas físicas son documentos electrónicos que permiten la identificación y autenticación de una persona en el entorno digital. Emitidos por autoridades de certificación reconocidas, estos certificados garantizan la integridad y confidencialidad de las transacciones electrónicas. El uso de Certificados Digitales de Personas Físicas en Despachos de Servicios Fiscales y Laborales se practica para firmar digitalmente documentos, acceder a plataformas gubernamentales y realizar trámites en línea de manera segura.

Beneficios del Uso de Certificados Digitales

1. Seguridad: Los certificados digitales aseguran que las transacciones electrónicas sean seguras y que la identidad del firmante sea auténtica.
2. Eficiencia: Facilitan la realización de trámites en línea, reduciendo el tiempo y los costos asociados a los procesos manuales.
3. Confidencialidad: Garantizan que la información transmitida esté protegida contra accesos no autorizados.

Conflictos con el RGPD

El RGPD establece estrictas normas sobre la protección de datos personales, y el uso de certificados digitales no está exento de estas regulaciones. Algunos de los principales conflictos incluyen:

1. Consentimiento y Transparencia: Es crucial que los clientes sean informados y den su consentimiento explícito para el uso de sus datos personales en la emisión y uso de certificados digitales.
2. Minimización de Datos: El principio de minimización de datos del RGPD exige que solo se recopilen los datos estrictamente necesarios. Los despachos deben asegurarse de que los certificados digitales no contengan información innecesaria.
3. Derechos de los Interesados: Los clientes tienen derecho a acceder, rectificar y eliminar sus datos personales. Los despachos deben implementar mecanismos para facilitar estos derechos en el contexto del uso de certificados digitales.

Buenas Prácticas para el Cumplimiento del RGPD

1. Evaluación de Impacto: Realizar evaluaciones de impacto sobre la protección de datos (DPIA) para identificar y mitigar riesgos asociados al uso de certificados digitales.
2. Políticas de Privacidad: Desarrollar y mantener políticas de privacidad claras y accesibles que expliquen el uso de certificados digitales y los derechos de los clientes.
3. Formación y Concienciación: Capacitar al personal sobre las obligaciones del RGPD y las mejores prácticas en el manejo de certificados digitales.

Conclusión

El uso de certificados digitales de personas físicas en despachos de servicios fiscales y laborales ofrece numerosos beneficios en términos de seguridad y eficiencia.

No obstante, es fundamental abordar los conflictos con el RGPD para garantizar el cumplimiento normativo y proteger los derechos de los clientes.

Adoptar buenas prácticas y mantenerse informado sobre las regulaciones vigentes es esencial para navegar este complejo panorama.

CEO de DATA PROTECT PLUS ®

Sylvia Fries

La entrada Uso de Certificados Digitales de Personas Físicas en Despachos de Profesionales: Conflictos con el RGPD se publicó primero en DataProtectPlus.

Aunque bien es cierto, que muchos trabajadores por cuenta propia todavía dudan o tardan en incluir la APP en sus actividades por no saber cumplir correctamente con la ley de protección de datos.

Actualmente, la aplicación cuenta con más de 2.000 millones de usuarios activos, para hacer crecer el negocio, como herramienta útil para contactar con clientes y trabajadores.  La versión Whatsapp Business solo tiene 4 años, y fue introducida  como una versión dirigida a los negocios con funcionalidades concretas que faciliten el desarrollo de una actividad profesional.

Para su correcta utilización, se deben tener en cuenta cinco cuestiones fundamentales:

• El responsable del grupo deberá utilizar dispositivos seguros. Nadie, salvo que se haya firmado previamente un acuerdo de confidencialidad, podrá interactuar con el grupo.
• Se deberá formar a los miembros de la organización sobre el correcto tratamiento de los datos personales de los clientes. Lo mismo se refiere al uso adecuado de los grupos internos del negocio.
• En el caso de que un usuario quiera ejercer sus derechos, se contactará con Whatsapp para informar sobre el derecho que se desea ejercer. Se pondrá en copia a la persona interesada.
• A través de un Análisis de Riesgo, se deberán evaluar los riesgos para la protección de datos que implica la utilización de la aplicación antes de implementar su uso.
• Se deberán establecer medidas técnicas y organizativas para que el uso de Whatsapp Business sea lo más seguro posible.

Con el fin de que un autónomo utilice correctamente la aplicación Whatsapp Business dentro de la legalidad y evite una sanción económica que podría llegar a ser muy importante, debe cumplir con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2018/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Por lo tanto, estos cinco consejos para el correcto uso de Whatsapp Business son fundamentales para no incurrir reclamaciones y/o sanciones.

Si necesitas más información, consúltanos y resolveremos todas tus dudas aquí.

Fuente: Autónomos y Emprendedor

CEO.

Sylvia Fries

La entrada Cinco consejos para WhatsApp Business se publicó primero en DataProtectPlus.