Desde 2018, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) cambió radicalmente la forma en la que las empresas en España deben tratar la información personal. No importa si eres autónomo, una PYME pequeña, un gran despacho asesorando a multinacionales o un gestor que atiende pymes: el incumplimiento puede costar muy caro. Para evitar sanciones, ya que buscar un buen aliado.

Y cuando decimos caro, hablamos de multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual. Un riesgo nada menor, ¿verdad?

Sanciones reales en España: ejemplos que asustan

Las sanciones no son un mito ni una amenaza lejana. En España ya existen múltiples casos que sirven como advertencia:

• LaLiga (2019): multada con 250.000 € por usar su app para espiar posibles emisiones ilegales.
• Vodafone (2021): sanción récord de 8,15 millones € por múltiples infracciones en protección de datos.
• Caixabank (2021): 6 millones € por falta de transparencia en el tratamiento de datos de clientes.
• Un gimnasio local (2022): 10.000 € de multa por cámaras de videovigilancia sin cartel informativo.
• Una comunidad de vecinos (2024): 1.000 € por publicaciones de datos personales.
• Una empresa de grúas (2024): 2.000 € por fotografiar un DNI con teléfono móvil privado.
• Despacho de abogados (2024): 5.000 € por falta de representación legítima en un caso familiar.

Estos ejemplos muestran que nadie se libra, ni grandes corporaciones ni pequeños negocios.

¿Por qué los asesores y gestores deben tomar la delantera?

Muchos empresarios confían plenamente en sus asesores fiscales, laborales o contables. Pero, ¿qué pasa con la protección de datos? Ahí es donde un asesor bien preparado marca la diferencia:

• Genera confianza y seguridad en sus clientes.
• Evita riesgos que podrían poner en jaque la continuidad de la empresa.
• Refuerza su propia reputación profesional.

En otras palabras, ser un asesor que entiende y aplica el RGPD no es un “extra”: es una ventaja competitiva.

El riesgo de improvisar: ¿qué pasa si no eliges bien a tu aliado?

No basta con descargarse una plantilla de internet y pensar que ya está todo hecho. El RGPD es un marco legal complejo que requiere:

• Análisis de riesgos.
• Registro de actividades de tratamiento.
• Cláusulas contractuales adaptadas.
• Protocolos internos y formación al personal.

Si se improvisa, el resultado suele ser: sanciones, pérdida de clientes y daño a la reputación.

Por eso, la clave está en contar con un aliado especializado, con referencias sólidas y experiencia real.

Cómo elegir al mejor aliado en RGPD

Cuando asesores y gestores buscan un experto externo en RGPD, deberían valorar:

1. Experiencia demostrable. ¿Tiene casos de éxito y referencias verificables?
2. Formación actualizada. El RGPD evoluciona con nuevas directrices y sentencias, ¿está al día?
3. Transparencia. Nada de soluciones milagro ni contratos oscuros.
4. Servicio integral. No solo papeles: debe ofrecer auditorías, planes de acción y formación.
5. Soporte cercano. Un aliado debe responder rápido, no solo en emergencias.

Beneficios de cumplir con el RGPD (más allá de evitar multas)

Aunque las sanciones son la gran alarma, cumplir con el RGPD también trae ventajas:

• Mejora la confianza de los clientes.
• Refuerza la imagen de marca como empresa seria y responsable.
• Aporta orden interno en la gestión de datos.
• Abre puertas a colaboraciones con grandes empresas que exigen cumplimiento normativo.

Recursos útiles para asesores y gestores

Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

Reglamento General de Protección de Datos de la UE

¿Vas a esperar a la multa para tus clientes?

El RGPD no es opcional ni un simple trámite burocrático. En España, los ejemplos de sanciones son claros y cada vez más comunes. Como asesor o gestor, tienes la oportunidad de proteger a tus clientes y reforzar tu valor profesional contando con un aliado experto en protección de datos.

Para reforzar los argumentos hacia los clientes, hemos creado un pequeño resumen con las preguntas más frecuentes que nos encontramos durante estos últimos 7 años.

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¿Aún quedan dudas? Estamos a su disposición, incluso para una colaboración activa.

Contáctanos: info@dataprotectplus.com 965 038 463 o regístrateaquí

CEO Data Protect Plus

Sylvia Fries

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Instalación de Cámaras de Seguridad: Una Lección Costosa para una Comunidad de Vecinos

Una comunidad de vecinos que buscaba aumentar la seguridad de su entorno mediante la instalación de cámaras de vigilancia ha recibido una multa de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Este incidente sirve como un recordatorio crítico de la necesidad de seguir las normativas de protección de datos al implementar medidas de seguridad.

La Importancia de Cumplir con la Ley de Protección de Datos

La AEPD ha impuesto una sanción de 1.000 euros a la comunidad por no cumplir con las directrices establecidas para la instalación de sistemas de videovigilancia. La ley estipula que las grabaciones deben limitarse al ámbito privado, prohibiendo que las cámaras enfoquen hacia la vía pública o zonas comunes.

Definición de Espacio Público y Privacidad

El espacio público, según la AEPD, incluye calles, plazas y caminos, lugares por donde el público transita libremente. La agencia enfatiza que el propósito de las cámaras de seguridad debe ser proteger la propiedad y sus habitantes sin invadir la privacidad de terceros.

Notificación y Consentimiento: Claves en la Videovigilancia

Es esencial informar a los transeúntes sobre el tratamiento de datos personales mediante carteles de zona videovigilada. Estos avisos deben contener información clara sobre cómo los individuos pueden ejercer sus derechos respecto al tratamiento de sus datos.

Acceso Restringido a las Grabaciones

La multa también se debe al acceso no autorizado a las grabaciones por parte de personal no designado. Aunque la comunidad proporcionó detalles sobre la ubicación de las cámaras y la señalización correspondiente, la AEPD determinó que se violaron los artículos 5.1 y 13 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Consecuencias y Medidas Correctivas

La comunidad debe ahora reorientar las cámaras para cumplir con la normativa y actualizar la señalización. La multa puede reducirse a 800 euros si se opta por un pago voluntario y se concluye el procedimiento sancionador de manera adecuada.

Este caso subraya la relevancia de una instalación adecuada de sistemas de videovigilancia y el respeto a la privacidad y protección de datos personales. Es un llamado de atención para todas las comunidades que consideren implementar medidas de seguridad similares.

Encuentra más detalles sobre este tema en nuestro blog, bajo el tema ‘comunidades’.

CEO Data Protect Plus

Sylvia Fries

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La respuesta es SI. Y aquí entra la problemática de las multas en las comunidades que se pueden evitar, simplemente evitando el incorrecto tratamiento de datos personales.

Las comunidades de propietarios deben cumplir con la Ley de Protección de Datos, debido al tratamiento de datos personales de los propietarios, inquilinos, copropietarios, empleados de empresas de servicios y otros proveedores.

¿Quién trata datos en una comunidad de propietarios?

Esta es la principal cuestión para la protección de datos en una comunidad de propietarios. Existen diferentes figuras que se responsabilizan, gestionan o tienen acceso a datos personales de los copropietarios, empleados y proveedores de las Comunidades de Propietarios.

En las Comunidades de Propietarios se reciben, modifican y almacenan datos de carácter personal de diversos colectivos: empleados, proveedores, copropietarios, o personas que acceden al edificio (en caso de videovigilancia).

Por lo tanto, para una correcta gestión de datos en comunidades de propietarios es esencial saber quiénes son los responsables del tratamiento, quiénes los encargados y qué obligaciones tendrá cada uno de ellos.

Entonces distinguimos entre la figura del administrador de fincas y la comunidad de vecinos, que se convierte en ENCARGADO DE TRATAMIENTO. Y la comunidad de vecinos en RESPONSABLE DE TRATAMIENTO (representado por el Presidente / la Presidenta)

El Administrador de Fincas y la comunidad

Es muy común que las comunidades de propietarios contraten los servicios de un administrador de fincas (bien la figura colegiada o bien una gestoría), para que se encargue de diferentes tareas relacionadas con la administración y gestión de la comunidad (gestión de recibos y pagos de la comunidad, la contratación de personal, etc.).

Normalmente, esas tareas implican que el administrado de la finca tenga acceso a los datos personales de los propietarios, inquilinos o copropietarios, convirtiéndose así en ENCARGADO DE TRATAMIENTO a quien la comunidad de propietarios encarga a través de contrato el tratamiento de esos datos con una finalidad determinada.

Ese contrato de encargo de tratamiento, para cumplir con la ley de protección de datos en comunidades de vecinos, debe estar firmado por responsable y encargado y contener la siguiente información:

– El encargado de tratamiento solo tratará los datos personales de acuerdo a las instrucciones dadas en el contrato.

– No se cederán datos a terceros sin el consentimiento expreso del responsable.

– Establecer las medidas de seguridad.

– El destino de los datos una vez finalizado el servicio contratado.

– En caso de usar los datos para otras finalidades, se incumpla el contrato o se comuniquen a terceros, el encargado de tratamiento será sancionado y considerado como responsable.

La RGPD en comunidades de propietarios también establece que, en caso de que el encargado de tratamiento realice subcontrataciones, se requiere autorización del responsable de tratamiento. Y la comunidad, como responsable, puede autorizar la subcontratación de servicios, siempre cuando la subcontrata también cumple con la normativa en vigor.

Las multas más comunes en comunidades

Aquí podríamos iniciar una larga lista, debido a las cuantiosas reclamaciones.

Pero para ser breves, muchas de las reclamaciones están relacionadas con la videovigilancia, la inexistencia de carteles informativos, la falta de información en dichos carteles y el acceso a las grabaciones.

Otro apartado importante se lleva la toma de fotografías y posterior publicación en grupos de whataspp sin autorización de las personas fotografiadas.

También cabe destacar la creación de grupos de whatsapp sin permiso de los participantes, así como la publicación de datos personales en espacios comunes / de paso.

Todas estas multas se pueden evitar con la correcta gestión e información para todas las partes implicadas.

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Las multas en comunidades se pueden evitar.

CEO de Data Protect Plus®

Sylvia Fries

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Publicar actas de reuniones en zonas de la comunidad

Existen muchos problemas con la divulgación de datos personales en comunidades de vecinos. Aquí algunos ejemplos.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) impone una multa de 15.000 euros a una comunidad de propietarios, formada por 215 vecinos por publicar las actas de una reunión sin anonimizar en el ascensor del inmueble.

El documento era especialmente importante, ya que en él se acordaba el inicio de acciones judiciales contra una serie de vecinos de la comunidad por obras ilegales.

La Protección de datos indica que la comunidad ha vulnerado la ley  del RGPD, en el que se rige los principios de integridad y confidencialidad de los datos personales, así como la responsabilidad proactiva del responsable del tratamiento de demostrar su cumplimiento.

Divulgar videos y fotos por Whatsapp de comunidad

La presidenta de una comunidad de propietarios, sancionada por divulgar por WhatsApp fotos de un vecino:  Una comunidad de propietarios ha sido sancionada por la Agencia Española de Protección de datos (AEPD) después de que la presidenta grabara a uno de los vecinos y divulgara por WhatsApp, imágenes obtenidas del sistema de video vigilancia.

El portal especializado en vivienda idealista recoge las imágenes que iban acompañadas de expresiones despectivas por parte del resto de vecinos. El vecino vigilado fue grabado en la zona común de acceso y salida de la comunidad.

La presidenta de la comunidad accedió al cuarto donde se encontraba el sistema de video vigilancia sin causa justificada.  Se le ha impuesto una sanción de 2.000 euros a la comunidad de vecinos por la negligencia de la presidenta.

Cámaras de vigilancia en comunidad de vecinos

La multa impuesta por la Agencia Española de Protección de Datos a una comunidad por una cámara que invade la privacidad. Sanción de 2.500 euros a la comunidad de vecinos de Santa Marta de los Barros por colocar una cámara de vigilancia en zonas comunes del edificio. La familia asegura que la cámara enfocaba la puerta del garaje, el patio interior y la puerta del salón.

Consideran que se estaba invadiendo su intimidad. La instalación de esta cámara fue aprobada por la comunidad de propietarios en abril de 2007 para vigilar el buen uso de las zonas comunes.

Dos años después, tras la denuncia de los vecinos que se sentían invadidos en su privacidad, la Agencia de Protección de Datos le impuso a la comunidad una multa de 2.500 euros por considerar que vulneraba la Ley de Protección de Datos, que prohíbe que se tomen imágenes de personas sin el consentimiento de los afectado

¿Y cuál era el problema?

En este caso ni siquiera existía un cartel en el que se avisara que se estaba grabando. La ley establece que para captar ese tipo de imágenes hay que contar con autorización administrativa del Ministerio del Interior.

La comunidad multada argumentó en su defensa que la cámara no tenía como fin captar imágenes de la esfera íntima y personal, sino controlar el uso que hacían los denunciantes de la servidumbre de paso en la zona vigilada y evitar el vandalismo. La cámara se instaló debido a que existían problemas entre los vecinos con el acceso al garaje del inmueble.

Sin embargo, la comunidad de propietarios no recurrió a una empresa autorizada por el Ministerio del Interior para hacer este tipo de instalaciones, por lo que no existía habilitación legal para instalarla ni consentimiento de las personas ajenas a la comunidad.

Más información sobre asuntos relacionados en comunidades de vecinos:
– Mirillas electrónicas
– Instalar cámaras en zonas comunes
– Responsabilidad en comunidad de vecinos

CEO Data Protect Plus ®

Sylvia Fries

Más información en www.dataprotectplus.com

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