¿Es obligatorio cumplir la ley de protección de datos en comunidades de propietarios?
La respuesta es SI. Y aquí entra la problemática de las multas en las comunidades que se pueden evitar, simplemente evitando el incorrecto tratamiento de datos personales.
Las comunidades de propietarios deben cumplir con la Ley de Protección de Datos, debido al tratamiento de datos personales de los propietarios, inquilinos, copropietarios, empleados de empresas de servicios y otros proveedores.
¿Quién trata datos en una comunidad de propietarios?
Esta es la principal cuestión para la protección de datos en una comunidad de propietarios. Existen diferentes figuras que se responsabilizan, gestionan o tienen acceso a datos personales de los copropietarios, empleados y proveedores de las Comunidades de Propietarios.
En las Comunidades de Propietarios se reciben, modifican y almacenan datos de carácter personal de diversos colectivos: empleados, proveedores, copropietarios, o personas que acceden al edificio (en caso de videovigilancia).
Por lo tanto, para una correcta gestión de datos en comunidades de propietarios es esencial saber quiénes son los responsables del tratamiento, quiénes los encargados y qué obligaciones tendrá cada uno de ellos.
Entonces distinguimos entre la figura del administrador de fincas y la comunidad de vecinos, que se convierte en ENCARGADO DE TRATAMIENTO. Y la comunidad de vecinos en RESPONSABLE DE TRATAMIENTO (representado por el Presidente / la Presidenta)
El Administrador de Fincas y la comunidad
Es muy común que las comunidades de propietarios contraten los servicios de un administrador de fincas (bien la figura colegiada o bien una gestoría), para que se encargue de diferentes tareas relacionadas con la administración y gestión de la comunidad (gestión de recibos y pagos de la comunidad, la contratación de personal, etc.).
Normalmente, esas tareas implican que el administrado de la finca tenga acceso a los datos personales de los propietarios, inquilinos o copropietarios, convirtiéndose así en ENCARGADO DE TRATAMIENTO a quien la comunidad de propietarios encarga a través de contrato el tratamiento de esos datos con una finalidad determinada.
Ese contrato de encargo de tratamiento, para cumplir con la ley de protección de datos en comunidades de vecinos, debe estar firmado por responsable y encargado y contener la siguiente información:
– El encargado de tratamiento solo tratará los datos personales de acuerdo a las instrucciones dadas en el contrato.
– No se cederán datos a terceros sin el consentimiento expreso del responsable.
– Establecer las medidas de seguridad.
– El destino de los datos una vez finalizado el servicio contratado.
– En caso de usar los datos para otras finalidades, se incumpla el contrato o se comuniquen a terceros, el encargado de tratamiento será sancionado y considerado como responsable.
La RGPD en comunidades de propietarios también establece que, en caso de que el encargado de tratamiento realice subcontrataciones, se requiere autorización del responsable de tratamiento. Y la comunidad, como responsable, puede autorizar la subcontratación de servicios, siempre cuando la subcontrata también cumple con la normativa en vigor.
Las multas más comunes en comunidades
Aquí podríamos iniciar una larga lista, debido a las cuantiosas reclamaciones.
Pero para ser breves, muchas de las reclamaciones están relacionadas con la videovigilancia, la inexistencia de carteles informativos, la falta de información en dichos carteles y el acceso a las grabaciones.
Otro apartado importante se lleva la toma de fotografías y posterior publicación en grupos de whataspp sin autorización de las personas fotografiadas.
También cabe destacar la creación de grupos de whatsapp sin permiso de los participantes, así como la publicación de datos personales en espacios comunes / de paso.
Todas estas multas se pueden evitar con la correcta gestión e información para todas las partes implicadas.
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Las multas en comunidades se pueden evitar.
