Con el teletrabajo, se plantean dos problemas.
1.- Si durante la jornada laboral se imprimen documentos donde haya datos privados como formularios, emails, nombres, contratos, etc, estaríamos vulnerando la Ley de Protección de Datos.
2.- ¿Qué sucede con la eliminación de la documentación impresa? ¿Se llevan a cabo los protocolos para ello? Ha de existir en la empresas un protocolo de recopilación, almacenamiento y destrucción de información personal que no se está llevando a cabo por la gran mayoría de empresas europeas.
Y no lo decimos nosotros, si no la empresa Go Shred que ha realizado un estudio en el que ha encuestado a multitud de teletrabajadores consultándoles temas como qué hace con las impresiones, cómo las destruye, cómo gestiona esos registros privados, etc.
El estudio ha dado luz a este tema y comentan desde la empresa que al menos el 66% de los trabajadores han impreso documentos relacionados con su trabajo durante sus jornada de teletrabajo.
El 42% de esos documentos son agendas de reuniones y documentos que incluyen anotaciones importantes que podrían ser confidenciales. El 32% de esas impresiones eran documentos internos, el 30% eran contratos y documentos comerciales, mientras que el 27% de los documentos impresos eran formularios de gastos y recibos.
Y esto no se queda ahí, sino que el 20% de los encuestados afirma haber impreso documentos confidenciales de empleados como nóminas, direcciones, datos médicos, etc. El 13% de los encuestados comenta haber tenido currículums impresos y formularios de solicitud.
Una cosa es la recolección y manipulación de los datos y otra la destrucción de estos. Siempre se recomienda utilizar una trituradora de papel o, en su defecto, contratar una empresa especializada.
El 24% de los encuestados dijo no haberse desecho aún de ningún documento, ya que su intención era llevarlos a la oficina. El otro 24% comentó que había usado una trituradora de papel y que, posteriormente, lo mezcló con su basura orgánica o de reciclaje.
Este método no es seguro, ya que se trata de documentación confidencial y podría dejar abierta una puerta para posibles violaciones de la intimidad de quienes aparecen en las copias.
De todos los encuestados, el 8% dijo que no tenía ningún plan para deshacerse de la documentación que tenía en casa y que estaba relacionada con su trabajo. Por otro lado, el 7% dijo que no sabía cómo deshacerse de esa documentación.
Estos dos datos plantean una cuestión importante, ¿por qué aún no se le presta atención a la Protección de Datos (RGPD)? Las empresas deben educar y asesorar a sus empleados en relación a esta cuestión. Es más, no cualquier empleado debería tener acceso a esta documentación confidencial.
Y aquí es donde entran en juego los expertos Data Protect Plus que pueden asesorar a su empresa en Torrevieja, Vega Baja, Alicante y en cualquier lugar de España, respecto a estos protocolos de protección de datos y a la implementación de toda la normativa para cumplir con el RGPD y evitar las sanciones que se derivan de los incumplimientos.
Fuente: www.infosecurity-magazine.com
